Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian podatkowych ostatnich lat. Nowe przepisy zmieniły sposób wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur przez przedsiębiorców. W 2026 roku system jest wdrażany etapowo, a docelowo stanie się obowiązkowym standardem fakturowania dla większości przedsiębiorców działających w Polsce.
Biuro rachunkowe Dobry Księgowy Sp. Z o.o. Katowice przedstawia najważniejsze informacje dotyczące KSeF, zmian w rozliczeniach VAT oraz nowych obowiązków przedsiębiorców związanych z elektronicznym fakturowaniem.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to państwowy system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Dokument sprzedaży jest tworzony według określonej struktury logicznej i przesyłany do centralnego systemu administracji skarbowej.
Faktura przesłana prawidłowo do KSeF otrzymuje indywidualny numer KSeF, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument w systemie.
Kiedy KSeF stał się obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF został wprowadzony etapowo.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek objął zasadniczo pozostałych podatników, w tym również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT.
Do końca 2026 roku obowiązuje jednak szczególne ułatwienie dla najmniejszych podatników, których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkowym KSeF nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Od 1 stycznia 2027 roku to przejściowe ułatwienie przestanie obowiązywać.
Limit 10 tys. zł – wyjątek dla najmniejszych przedsiębiorców
Do końca 2026 roku podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkowym KSeF nie przekracza w danym miesiącu 10 tys. zł brutto, mogą korzystać z czasowego wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w systemie.
W praktyce oznacza to, że:
- faktury mogą być początkowo wystawiane poza KSeF,
- faktura, której wystawienie powoduje przekroczenie limitu 10 tys. zł, powinna już zostać wystawiona w KSeF,
- kolejne faktury również należy wystawiać w systemie,
- po przekroczeniu limitu przedsiębiorca nie odzyskuje tego uprawnienia w kolejnym miesiącu tylko dlatego, że jego sprzedaż ponownie spadnie poniżej 10 tys. zł.
Do limitu nie wlicza się wszystkich transakcji przedsiębiorcy, lecz sprzedaż dokumentowaną fakturami, które co do zasady byłyby objęte obowiązkowym KSeF.
Istotne jest również to, że odroczenie dotyczy przede wszystkim wystawiania faktur. Przedsiębiorcy powinni być przygotowani także do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.
Czy KSeF oznacza koniec faktur PDF i papierowych?
Nie całkowicie.
W przypadku transakcji objętych obowiązkowym KSeF podstawowym dokumentem jest faktura ustrukturyzowana wystawiona zgodnie z zasadami systemu. Zwykłe przesłanie kontrahentowi faktury w formacie PDF nie zastępuje w takim przypadku prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
Przepisy przewidują jednak sytuacje, w których faktura może być wystawiana poza KSeF. Dotyczy to między innymi niektórych okresów i rozwiązań przejściowych, szczególnych trybów związanych z niedostępnością systemu oraz faktur wystawianych na rzecz konsumentów.
Faktury B2C, czyli wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie.
Kiedy faktura jest uznawana za wystawioną?
W przypadku standardowego trybu online faktura jest co do zasady uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Nie należy utożsamiać daty wystawienia faktury z momentem nadania numeru KSeF. Numer może zostać nadany przez system później, natomiast sama data wystawienia jest ustalana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
Szczególne zasady obowiązują w przypadku korzystania z trybów offline, niedostępności systemu lub awarii KSeF.
Jak KSeF wpływa na rozliczenia VAT?
KSeF nie zmienia podstawowych zasad powstawania obowiązku podatkowego w VAT dla wszystkich transakcji. Nie oznacza również, że VAT jest rozliczany przez przedsiębiorców „w czasie rzeczywistym”.
System znacząco zmienia jednak sposób obiegu danych i dokumentów.
Najważniejsze skutki to:
- szybszy dostęp administracji skarbowej do danych z faktur,
- ograniczenie ręcznego przekazywania dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a księgowością,
- możliwość automatycznego pobierania faktur zakupowych,
- łatwiejsze porównywanie danych z faktur z informacjami wykazywanymi w JPK_V7,
- większe znaczenie prawidłowego oznaczania faktur wystawianych w szczególnych trybach.
Zwrot VAT w terminie 40 dni
Od okresów rozliczeniowych przypadających od 1 lutego 2026 roku podstawowy termin zwrotu nadwyżki podatku VAT został skrócony z 60 do 40 dni.
Nie jest to jednak preferencja dostępna wyłącznie dla podatników wystawiających wszystkie faktury w KSeF. Termin 40 dni stał się zasadniczym terminem zwrotu VAT wynikającym z nowych regulacji.
W określonych sytuacjach urząd skarbowy nadal może przedłużyć termin zwrotu, jeżeli konieczne jest dodatkowe zweryfikowanie jego zasadności.
Dla przedsiębiorców zmiana może oznaczać szybszy dostęp do środków i poprawę płynności finansowej.
Zmiany dotyczące faktur korygujących
KSeF wpływa również na zasady związane z wystawianiem i rozliczaniem faktur korygujących.
W przypadku korekt przesyłanych za pośrednictwem KSeF system pozwala jednoznacznie ustalić moment przesłania i otrzymania dokumentu. Ogranicza to część problemów związanych z dokumentowaniem momentu otrzymania korekty przez kontrahenta.
Nie oznacza to jednak, że każda korekta „in minus” będzie rozliczana wyłącznie według daty jej wystawienia.
Sposób rozliczenia zależy m.in. od rodzaju dokumentu, sposobu jego wystawienia oraz tego, czy faktura i korekta zostały przekazane za pośrednictwem KSeF.
Archiwizacja faktur w KSeF
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Dzięki temu przedsiębiorca w tym okresie zasadniczo nie musi samodzielnie przechowywać faktur znajdujących się w systemie.
Najważniejsze korzyści to:
- mniejsze ryzyko utraty dokumentów,
- łatwiejszy dostęp do faktur,
- możliwość automatycznego pobierania dokumentów przez biuro rachunkowe,
- ograniczenie kosztów przechowywania dokumentacji,
- usprawnienie czynności sprawdzających i kontroli.
Sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF
W 2026 roku podatnicy korzystają z okresu przejściowego.
Sankcje administracyjne przewidziane bezpośrednio za naruszenie obowiązków dotyczących KSeF zaczną być stosowane od 1 stycznia 2027 roku.
Oznacza to, że w 2026 roku nie są nakładane administracyjne kary KSeF za błędy w korzystaniu z systemu na zasadach przewidzianych w art. 106ni ustawy o VAT.
Od 2027 roku sankcja może dotyczyć m.in.:
- niewystawienia faktury przy użyciu KSeF mimo istniejącego obowiązku,
- nieprzesłania do KSeF faktury wystawionej w trybie szczególnym w wymaganym terminie,
- naruszenia określonych przepisami zasad wystawiania faktur poza systemem.
Maksymalna wysokość kary może wynosić:
- do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,
- w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wartości należności ogółem.
Okres przejściowy w 2026 roku
Rok 2026 jest okresem przejściowym, w którym przedsiębiorcy mogą korzystać z kilku ułatwień.
Do najważniejszych należą:
- brak administracyjnych sankcji KSeF do końca 2026 roku,
- czasowe wyłączenie z obowiązkowego KSeF dla podatników mieszczących się w limicie 10 tys. zł,
- utrzymanie określonych możliwości wystawiania dokumentów poza KSeF,
- stopniowe wprowadzanie obowiązków technicznych związanych z obsługą systemu.
Do 1 stycznia 2027 roku odroczono również niektóre obowiązki związane z podawaniem numeru KSeF przy płatnościach, w tym w określonych przypadkach dotyczących mechanizmu podzielonej płatności.
KSeF a kontrole skarbowe
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zwiększa dostęp administracji skarbowej do danych dotyczących transakcji pomiędzy przedsiębiorcami.
Organy podatkowe mogą szybciej analizować dane z faktur oraz porównywać je z informacjami przekazywanymi przez podatników w plikach JPK.
Może to usprawnić:
- czynności sprawdzające,
- analizę rozliczeń podatkowych,
- wykrywanie rozbieżności pomiędzy dokumentami,
- weryfikację prawidłowości rozliczeń VAT,
- prowadzenie kontroli podatkowych.
Jak przygotować firmę do korzystania z KSeF?
Przedsiębiorcy, którzy są już objęci obowiązkiem KSeF, powinni zadbać przede wszystkim o prawidłowe funkcjonowanie systemu i procedur wewnętrznych.
Najważniejsze działania obejmują:
- aktualizację programów księgowych i sprzedażowych,
- sprawdzenie integracji oprogramowania z KSeF,
- nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom i biuru rachunkowemu,
- określenie zasad wystawiania faktur w przypadku niedostępności systemu,
- przeszkolenie pracowników,
- wdrożenie procedur odbioru faktur zakupowych,
- kontrolę poprawności danych kontrahentów,
- ustalenie zasad postępowania z fakturami korygującymi,
- przygotowanie procedur dotyczących trybów offline i awaryjnych.
KSeF – największa zmiana w fakturowaniu od wielu lat
Krajowy System e-Faktur to nie tylko nowy sposób wystawiania dokumentów. To również znacząca zmiana organizacji obiegu faktur oraz współpracy pomiędzy przedsiębiorcą, księgowością i administracją skarbową.
Najważniejsze zmiany obejmują:
- obowiązkowe e-fakturowanie dla większości przedsiębiorców,
- centralny obieg faktur ustrukturyzowanych,
- automatyczne przekazywanie danych do KSeF,
- nowe zasady odbioru dokumentów,
- dostosowanie JPK_V7 do KSeF,
- 40-dniowy podstawowy termin zwrotu VAT,
- nowe procedury dotyczące faktur wystawianych w trybach szczególnych,
- sankcje administracyjne KSeF od 1 stycznia 2027 roku.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania programów sprzedażowych i księgowych oraz procedur wewnętrznych do nowych zasad.
Biuro rachunkowe Dobry Księgowy Sp. Z o.o. Katowice oferuje wsparcie przedsiębiorców w obsłudze KSeF, dostosowaniu księgowości do nowych przepisów oraz bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń podatkowych po wejściu obowiązkowego systemu e-faktur.